Tutte le aziende devono tenere e conservare i libri e le scritture societarie e contabili, tenendo presenti la normativa di riferimento, la prassi operativa e le conseguenze in caso di mancata, irregolare o incompleta tenuta
La tenuta e la conservazione di libri e scritture contabili rappresenta senza dubbio un’attività di fondamentale importanza per tutte le aziende.
Esistono diversi obblighi di trasparenza nei confronti dei terzi che l’imprenditore deve rispettare per fornire prova dei fatti che hanno caratterizzato la gestione d’impresa.
Ed è proprio per questo che occorre periodicamente redigere le scritture contabili e tenere gli appositi registri, sia contabili che societari, in linea con le disposizioni normative contenute nell’art. 2214 del codice civile e con le norme tributarie riportate nel D.P.R. 600/73.
Alla luce delle diverse regole previste, soffermiamoci di seguito sulla normativa sia civilistica che fiscale, sui libri contabili obbligatori e sulle regole per la loro corretta tenuta, bollatura e conservazione, tenuto conto delle ultime novità.
Libri e scritture contabili obbligatorie per l’imprenditore: gli aspetti civilistici
L’articolo 2214 del codice civile stabilisce che l’imprenditore commerciale è tenuto ad avere il libro giornale e il libro degli inventari oltre che a tenere le altre scritture contabili necessarie per la natura dell’attività svolta e la dimensione dell’impresa.
Il comma 3 del medesimo articolo però stabilisce che “queste disposizioni non si applicano ai piccoli imprenditori”, esonerando di fatto la categoria da questo obbligo.
Per piccoli imprenditori, secondo l’art 2083 del codice civile, intendiamo:
- i coltivatori diretti del fondo;
- gli artigiani;
- i piccoli commercianti;
- l’impresa familiare.
Secondo l’art. 2219 del codice civile:
“tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti di margini.
Non vi si possono fare abrasioni, se è necessario effettuare delle cancellazioni, queste devono eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.
L’articolo 2216 stabilisce inoltre che “non è possibile effettuare registrazioni raggruppando le operazioni, sia pure omogenee, di un determinato periodo” .
Per quanto tempo vanno conservati i libri sociali e le scritture contabili
I registri contabili vanno conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 del codice civile) e comunque sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario.
È opportuno inoltre conservare, nel termine di cui sopra, copia di lettere, fattura, telegrammi e ogni altro documento attestante l’attività di gestione d’impresa.
Il Decreto Semplificazioni convertito in legge il 2 agosto 2022 prevede l’abolizione dell’obbligo di conservazione sostitutiva dei libri sociali e contabili, che d’ora in avanti dovranno solo essere messi a disposizione in caso di eventuali controlli.
Registri contabili elettronici, abolito l’obbligo di conservazione sostitutiva digitale
La legge di conversione del Decreto Semplificazioni n. 73/2022 dispone il venir meno dell’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili elettronici.
Modificando quanto previsto dall’articolo 7, comma 4-quater del decreto legge n. 357/1994, viene infatti previsto che al pari della tenuta, anche la conservazione dei registri contabili è ritenuta regolare se in sede di controlli fiscali gli stessi risulteranno aggiornati e stampati su richiesta.
FONTE: INFORMAZIONE FISCALE
DATA: 06/02/2023